JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Laatimispäivä: 8.9.2026
Viimeksi päivitetty: 8.9.2026

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten Uudenkylän Salpa ry käsittelee jäsentensä henkilötietoja. Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU) 2016/679 (GDPR), tietosuojalakiin (1050/2018) sekä yhdistyslakiin (503/1989).

1. Rekisterinpitäjä

Uudenkylän Salpa ry
Y-tunnus: 0416881-2
Osoite: Karhulantie 166, 16100 UUSIKYLÄ
Sähköposti: otayhteytta@uudenkylanseurantalo.fi
Puhelin: +358 40 571 0780

Rekisterinpitäjänä toimii yhdistys. Rekisterinpitäjän vastuulla olevista tehtävistä vastaa yhdistyksen hallitus.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Yhdistys käsittelee jäsenistään toiminnan ja jäsenyyden hoitamiseksi tarpeellisia henkilötietoja.

Jäsenrekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• jäsenyyden alkamispäivä
• jäsenyyden päättymispäivä
• jäsenlaji
• jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
• muut jäsenyyden hoitamiseksi välttämättömät tiedot.

Yhdistys ei kerää tai käsittele henkilötietoja, jotka eivät ole yhdistyksen toiminnan tai jäsenyyden hoitamisen kannalta tarpeellisia.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

• jäsenyyksien ylläpitäminen ja hallinnointi
• jäsenluettelon ylläpitäminen
• jäsenmaksujen hallinnointi
• jäsenille tiedottaminen yhdistyksen toiminnasta
• kokouskutsujen ja muun jäsenviestinnän lähettäminen
• tapahtumien ja muun yhdistyksen toiminnan järjestäminen
• yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
• jäsenyyteen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitaminen.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu pääasiassa seuraaviin oikeusperusteisiin:

Lakimääräinen velvoite:
Yhdistyslain mukaan yhdistyksen on pidettävä jäsenistään jäsenluetteloa.

Sopimus ja jäsenyyteen liittyvien velvoitteiden hoitaminen:
Henkilötietojen käsittely on tarpeellista jäsenyyden hoitamiseksi ja yhdistyksen sekä jäsenen välisten jäsenyyteen liittyvien velvoitteiden toteuttamiseksi.

Yhdistyksen oikeutettu etu:
Yhdistys voi käsitellä henkilötietoja toimintansa asianmukaista järjestämistä ja jäsenviestintää varten silloin, kun käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun eikä jäsenen oikeudet ja vapaudet syrjäytä tätä etua.

Suostumus:
Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, henkilöltä pyydetään suostumus erikseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

5. Mistä henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan pääasiassa:

• jäseneltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä
• jäseneltä hänen päivittäessään omia tietojaan
• yhdistyksen jäsenyyden hallinnointiin liittyvistä tapahtumista.

Tietoja voidaan päivittää myös jäsenen omasta ilmoituksesta.

6. Kenelle henkilötietoja voidaan luovuttaa?

Jäsenrekisterin tietoja käsittelevät vain sellaiset yhdistyksen hallituksen jäsenet tai muut henkilöt, joiden tehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.

Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa yhdistyksen käyttämille palveluntarjoajille, kuten:

• jäsenrekisterijärjestelmän ylläpitäjälle
• sähköpostipalvelun tarjoajalle
• kirjanpitäjälle
• maksupalvelun tarjoajalle
• muulle palveluntarjoajalle, joka käsittelee henkilötietoja yhdistyksen toimeksiannosta.

Yhdistys huolehtii siitä, että ulkopuoliset henkilötietojen käsittelijät käsittelevät tietoja GDPR:n ja yhdistyksen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Jäsenluettelon tietojen luovuttamiseen sovelletaan yhdistyslakia ja tietosuojalainsäädäntöä.

7. Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhdistys ei lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, yhdistys huolehtii siitä, että siirto toteutetaan GDPR:n edellyttämällä tavalla ja että henkilötietojen suoja säilyy asianmukaisena.

8. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Aktiivisen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen ja tietojen käsittely on tarpeellista jäsenyyden ja yhdistyksen toiminnan hoitamiseksi.

Jäsenyyden päätyttyä henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole lainmukaista tai muuta perusteltua käyttötarkoitusta.

Joitakin tietoja voidaan kuitenkin joutua säilyttämään jäsenyyden päättymisen jälkeen esimerkiksi kirjanpitoa, oikeudellisia vaatimuksia tai yhdistyksen lakisääteisiä velvoitteita varten. Tällöin tietoja säilytetään vain niin kauan kuin siihen on lainmukainen peruste.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Yhdistys huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta.

Jäsenrekisteriin pääsy on rajattu henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja yhdistyksen tehtävien hoitamiseksi.

Sähköinen jäsenrekisteri suojataan asianmukaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Paperiset jäsenrekisterit ja muut henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään siten, etteivät asiattomat henkilöt pääse niihin käsiksi.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Jäsenellä on GDPR:n mukaisesti tietyissä tilanteissa oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• pyytää tietojen poistamista, jos henkilötietojen säilyttämiselle ei ole enää lainmukaista perustetta
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
• saada itse toimittamansa henkilötiedot koneluettavassa muodossa silloin, kun tietojen siirrettävyyttä koskevat GDPR:n edellytykset täyttyvät
• peruuttaa suostumus silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Oikeuksia voidaan rajoittaa lainsäädännössä säädetyillä perusteilla.

Yhdistyksen jäsenluettelon osalta jäsenellä on lisäksi yhdistyslain mukaiset oikeudet tutustua jäsenluettelossa oleviin tietoihin.

11. Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä:

Uudenkylän Salpa ry
Sähköposti: otayhteytta@uudenkylanseurantalo.fi
Postiosoite: Karhulantie 166, 16100 UUSIKYLÄ

Pyynnössä tulee mahdollisuuksien mukaan yksilöidä, mitä tietoja tai käsittelyä pyyntö koskee.

Yhdistys vastaa pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos jäsen katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomaisena toimii:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Yhdistys voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön, yhdistyksen toiminnan tai henkilötietojen käsittelytapojen muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla:

[esimerkiksi yhdistyksen verkkosivuilla / jäsenrekisterissä / pyydettäessä yhdistykseltä]

Viimeisin päivitys: 8.9.2026